Giải pháp nào quản lý hiệu quả hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí?

Một là, tổ chức và quản lý một cách có hệ thống quy trình xuất - nhập hàng hóa vào kho, lưu trữ các chứng từ, dán nhãn mác của toàn bộ sản phẩm hoặc các giấy tờ liên quan có giá trị liên thành. Xây dựng quy định bảo quản hàng hóa và quy cách đóng thùng hàng hóa sao cho việc khuân vác, vận chuyển, kiểm đếm dễ dàng và kiểm soát được thuận tiện.

Hai là, kiểm soát trong quy trình hàng tồn kho đầu kỳ. Kiểm đếm thực tế toàn bộ hàng hóa tồn kho định kỳ theo tháng/quý và đối chiếu với sổ sách kế toán sao cho khớp nhất để kịp thời xử lý, điều chỉnh số liệu sao cho trùng khớp với số lượng tồn kho đầu kỳ.

Ba là, quy trình nhập và xuất  hàng hóa vào kho và ra khỏi kho: Đối với quy trình nhập kho: Mua hàng hóa, gia công sản phẩm, sản xuất sản phẩm, xử lý nguyên vật liệu thừa và các phế phẩm, hàng bán trả lại, thực hiện chuyển kho và cân đối kho.  Đồng thời, thực hiện việc kiểm đếm với chức năng quét barcode hàng hóa và đối chiếu kỹ lưỡng với số lượng tạo sẵn trong phiếu nhập hàng hóa vào kho.

Đối với quy trình xuất hàng hóa ra khỏi kho: Bán hàng, xuất nguyên vật liệu sản xuất , gia công hàng hóa, hàng mua trả lại, thực hiện chuyển kho và cân đối kho.Thực hiện việc kiểm đếm với chức năng quét barcode hàng hóa và đối chiếu dữ liệu đó với số lượng tạo sẵn trong phiếu xuất kho hàng hóa.

Bốn là, quản lý hàng tồn kho. Để quản lý trong quy trình hàng tồn kho được tốt nhất thì bạn cần theo dõi số lượng hàng tồn trên sổ sách và thường xuyên kiểm tra, đối chiếu với thực tế. Cần thực hiện việc truy xuất thẻ kho từng hàng hóa khi cần đối chiếu nếu phát hiện ra sai sót.

Năm là, sử dụng phương pháp kiểm kê phù hợp với doanh nghiệp. Đối với một doanh nghiệp có sản phẩm dễ hư hỏng, chẳng hạn như hoa hoặc thực phẩm, sẽ liên quan đến việc bán hàng tồn kho mà họ đã mua trước - đó là chiến lược nhập trước xuất trước (FIFO). Chiến lược này có nghĩa là các sản phẩm và nguyên liệu cũ nhất sẽ cạn kiệt trước.

Sáu là, hiểu và dự báo chính xác nhu cầu. Một trong những yếu tố quan trọng của việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả là dự báo chính xác. Người quản lý dựa vào dữ liệu để giúp họ theo dõi việc sử dụng - bao gồm hồ sơ về doanh số bán hàng trước đây, xu hướng thị trường, thời vụ và công nghệ như phân tích dự đoán để giúp người quản lý đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. 

Tuy nhiên, các nhà quản lý hàng tồn kho cũng phải xem xét các yếu tố khác như thời tiết, nền kinh tế, sự thay đổi của nhu cầu  Khả năng dự báo chính xác nhu cầu có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý chi phí hàng tồn kho và tối đa hóa cơ hội bán hàng.

Bẩy là, xây dựng lời nhắc tự động trong hệ thống quản lý hàng tồn kho. Theo dõi số lượng mặt hàng cụ thể đang có được sử dụng để phát triển sản phẩm hay để bán cho khách hàng - có thể giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho và điều chỉnh quy trình đặt hàng . 

Thiết lập một quy trình đếm chu kỳ hàng tồn kho nhất quán và được ghi chép đầy đủ có thể giúp giảm thiểu các sai sót có thể ảnh hưởng đến khả năng cung cấp và truy cập hàng tồn kho. 

Việc xây dựng lời nhắc tự động trong hệ thống quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp có thể cảnh báo cho người quản lý hàng tồn kho khi có thể cần đặt hàng thêm các mặt hàng khác. Theo dõi mức tồn kho cũng giúp quản lý và giám sát nhu cầu sản phẩm.

Tám là, sử dụng đúng lúc. Để giảm thiểu nguồn cung cấp tại chỗ và kiểm soát chi phí vận hành, một số DN sử dụng quản lý hàng tồn kho theo thời gian (JIT). Doanh nghiệp cần có quy trình làm việc chặt chẽ với các nhà cung cấp để kịp thời gian cho sản xuất kinh doanh, nhưng không sớm hơn mức cần thiết. Cuối cùng, mục tiêu là có ít hàng tồn kho nhất có thể - nhưng đủ để sản xuất những thứ cần thiết khi cần.

Chín là, tập trung vào kiểm soát chất lượng. Trong suốt quá trình quản lý hàng tồn kho, việc tập trung vào kiểm soát chất lượng là rất quan trọng - đó là lý do tại sao các doanh nghiệp nên thực hiện kiểm tra chất lượng trong suốt vòng đời sản phẩm để giảm thiểu lãng phí và đảm bảo sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn. Lồng ghép kiểm soát chất lượng vào mọi khía cạnh của quản lý hàng tồn kho. Điều quan trọng nữa là đảm bảo mọi nhân viên đều hiểu và tuân thủ các quy trình.

Mười là, cân nhắc trong việc vận chuyển. Với hình thức vận chuyển, nhà cung cấp vận chuyển sản phẩm trực tiếp từ kho của họ đến khách hàng. Điều cần thiết là phải có mối quan hệ ổn định với một đối tác vận chuyển đáng tin cậy để đảm bảo chất lượng sản phẩm và phần mềm quản lý hàng tồn kho phù hợp để giúp quản lý và giám sát các giao dịch này.

Mười một, thiết lập công nghệ điểm bán hàng. Công nghệ điểm bán hàng (POS) có thể giúp doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho. Khi các mặt hàng được bán, phần mềm của bạn sẽ tự động cập nhật để hiển thị mức tồn kho và giá vốn của hàng hóa đó. 

Công nghệ POS được sử dụng tại thời điểm bán hàng và trong quá trình sản xuất để theo dõi nguồn cung cấp và mức sử dụng nguyên liệu. POS cần phải tích hợp liền mạch với hệ thống quản lý hàng tồn kho để dễ dàng theo dõi hàng tồn kho nhập và xuất kho. Khi được thực hiện chính xác và với phần mềm tích hợp, doanh nghiệp sẽ loại bỏ các lỗi nhập dữ liệu khỏi việc kiểm kê hàng tồn kho.

Mười hai, tổ chức kho hàng. Việc tổ chức kho dự trữ có ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả quản lý chuỗi cung ứng. Thời gian bị lãng phí nếu không tìm thấy hàng tồn kho hoặc mất quá nhiều thời gian để tìm. 

Ngoài việc xem xét cách thức tiếp nhận, lưu trữ và truy cập hàng tồn kho, quản lý chuỗi cung ứng cũng phải xem xét các thách thức quản lý hàng tồn kho khác , chẳng hạn như các yêu cầu đặc biệt đối với hàng dễ hỏng hoặc dễ vỡ.

Không gian nhà kho là một yếu tố cần thiết để quản lý hàng tồn kho và đơn hàng hiệu quả. Quản lý không gian tốt có nghĩa là doanh nghiệp có thể lưu trữ nhiều hàng tồn kho hơn và tận dụng toàn bộ lợi thế của kho hàng, điều này giúp kiểm soát chi phí và thúc đẩy doanh số bán hàng.

Mười ba, đưa ra quyết định theo hướng dữ liệu. Một trong những lợi ích chính của hệ thống quản lý hàng tồn kho đó là dữ liệu mà hệ thống có thể cung cấp trong thời gian thực hiện giúp bạn đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. 

Hệ thống quản lý hàng tồn kho phải cung cấp thông tin cập nhật từng phút về mức cung cấp và sản phẩm có sẵn, chi phí dự trữ các sản phẩm đó, tỷ lệ luân chuyển sản phẩm và thời gian tối ưu để bổ sung một số nguồn cung cấp nhất định. Dữ liệu cũng có thể giúp dự đoán mức bán hàng trong tương lai dựa trên lịch sử bán hàng và theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp. 

Đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu có nghĩa là bạn đang kết hợp nghệ thuật quản lý với khoa học về các yếu tố dữ liệu quan trọng để giúp bạn giảm thiểu chi phí và tối đa hóa doanh thu.